Všechna řešení

Pro korporace

Mailkit usnadňuje podnikům snížit a často i eliminovat neefektivní a časově náročné procesy a zároveň i snížit vynakládané prostředky či potřebné lidské zdroje. Poskytujeme nástroje, které velké společnosti potřebují pro správu vícejazyčných kampaní při získávání podkladů z různých zdrojů. S Mailkitem můžete snadno automatizovat týmové workflow, takže své zaměstnance můžete využít při jiných činnostech nebo na jiných místech ve společnosti. Přečtěte si a podívejte se, jak výsledky mluví za nás.

Pro korporace

Případová studie výrobce piva

world-map.svg

S více než 100 značkami napříč 60 zeměmi měl výrobce piva celou řadu externích i interních emailových kampaní, které denně byly denně rozesílány. Nejsložitější částí vždy bylo propojení zdrojů z různých systémů, ve kterých byla data uložena ve zcela odlišných formátech. Klíčovým bylo pro výrobce nastavení komunikace z mateřské středoevropské společnosti. Ta je zodpovědná za celkové náklady za všechny značky na celém světě. Komunikace mezi jednotlivými pobočkami probíhala ve 28 různých jazycích. Velký vliv na výběr Mailkitu, jako řešení pro rozesílku emailů, měla naše schopnost pracovat s různými uživateli seskupenými podle poboček či oddělení. To znamená, že IT oddělení mohlo spravovat vše z jednoho centrálního účtu, přičemž uživatelé měli přístup jen k dílčím podúčtům s kampaněmi, které byly určeny přímo pro ně.

Do začátku jsme dostali za úkol vyřešit jednoduchým způsobem rozesílku měsíčního informačního newsletteru. Ta byla připravována 3 pracovníky, kteří vždy na část měsíce museli opustit svoje běžné činnosti a pomoci oddělení interní komunikace s přípravou grafiky a podkladů v různých jazycích. Každý newsletter byl připraven ve všech 28 jazycích a následně rozeslán. Společnost původně plánovala využít Mailkit pro samotnou tvorbu a rozesílku emailu. My jsme ale přišli s řešením, které umožnilo využít náš systém chytrých šablon napojených na Google Tabulky. Ty obsahovaly všechny texty i obrázky v každém z jazyků. Ve výsledku to znamenalo, že místo třech zaměstnanců, potřebných pro přípravu newsletteru, zvládl celou rozesílku jeden pracovník. Vše co potřeboval, byly jen texty od překladatelů a podklady od grafiků, které uložil do příslušných jazykových mutací tabulky a následně jen kampaň rozeslal. Chytré šablony si samy načetly příslušný překlad a zobrazili jej zaměstnancům v jejich rodném jazyce.

Další v pořadí bylo IT oddělení. To mělo úkol vyvinout interní systém, který by automatizoval řadu, do té doby ručně vykonávaných, činností. Ve společnosti chyběl jednotný systém pro hlavní procesy - Purchase to Pay (PTP), Order to Cash (OTC) a Record to Report (RTR). PTP shromažďovalo informace o nákupních objednávkách a fakturách, OTC mělo na starosti vymáhání pohledávat a RTR v zásadě připravovalo reporty pro management i jednotlivé pobočky. Nejprve byly do Mailkitu integrovány první dvě části. Interně vyvinutý systém byl problematický z pohledu doručování do emailových schránek uživatelů - používané IP adresy nebyly nastaveny pro tak hromadné rozesílky a celý systém nezvládal potřebné objemy. To ve výsledku znamenalo, že zprávy často padaly do SPAMU nebo prostě nebyly vůbec doručeny. IT oddělení rychle pochopilo, že rozesílání velkého množství emailů není vůbec jednouchou záležitostí a že je tedy pochopitelné, proč i velké společnosti využívají na tyto služby specializované dodavatele. Druhým problémem bylo vypořádat se s různorodými datovými zdroji a programy, které společnosti ze skupiny používaly.

data-sources.png

Prvním krokem byla automatizace rozesílky upomínek v rámci OTC, spouštěná po splatnosti faktury. Toto oznámení mělo být posíláno automaticky vždy 7., 21. a 28. den po datu splatnosti. Společně se třetí upomínkou měl být zároveň automaticky informován i příslušný finanční kontroler značky společně s pokyny pro další postup v rámci vymáhání. Celé nastavení bylo v Mailkitu jednoduché. Protože se jednalo o čistě finanční upozornění, které příjemci potřebují, nastavili jsme celou kampaň jako transakční. IT oddělení připravilo šablonu, do které se měly vkládat personalizované informace a tu předalo Mailkitu. Mailkit ji zkontroloval a nechal prověřit s hlavními poskytovateli emailových schránek, což zabralo necelé tři týdny. Kampaň poté začala být automaticky rozesílána bez potřeby dalších ručních zásahů - samozřejmě k velké radosti týmu OTC. Tomu se uvolnilo velké množství lidských zdrojů, což mělo za přímý následek výrazné snížení pohledávek po splatnosti s dobou delší než jeden měsíc.

Mailkit pracuje s korporacemi přes 12 let a má rozsáhlé zkušenosti s různými potřebami různých firem. Pokud chcete zvýšit efektivitu své organizace, ozvěte se nám ještě dnes a my vám rádi poradíme.

Kontaktujte nás

Víme, že Vám dokážeme nabídnout řešení, které bude více než splňovat Vaše potřeby.